¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

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¿Tienes una estrategia empresarial pero no lo estás consiguiendo los resultados que esperabas?

Lamentamos decirte que más del 90 % de las estrategias formuladas fallan 🙁 y la razón principal es porque muchos directores generales miden el éxito según el dinero que tienen al final de mes en sus cuentas.

Nadie dice que hacer esto sea malo, sin embargo, en una buena estrategia empresarial no es lo ideal si quieres sobrevivir a la competencia que te espera en el mercado.

Entonces…

¿Cómo formar parte de ese 10 % que lo está haciendo bien?

Para esto hemos querido hablar de una herramienta de gestión empresarial que pocos conocen: el Cuadro de Mando Integral.

Para que la entiendas mejor te hablaré un poco del contexto.

El cuadro de mando integral (CMI) es una propuesta de administración de negocios sugerida por dos académicos de la “Escuela de Negocios de Harvard”, Robert Kaplan y David Norton en el inicio de la década de los 90.

Ellos estudiaron el éxito de grandes compañías globales y se dieron cuenta que casi todas medían su éxito en base a los resultados financieros. Para estos académicos esta forma de medición no es más que “conducir tu carro a través del espejo retrovisor” ya que los resultados financieros solo muestran cómo estuvo tu empresa en el pasado, pero no refleja la situación actual ni ayuda a predecir cómo estará mañana.

Después de descubrir esto, Kaplan y Norton decidieron proponer la herramienta de gestión cuadro de mando integral (o Balanced Scorecard en inglés) que permite crear estrategias equilibradas entre los factores financieros y no financieros de una empresa.

Esta herramienta surge porque una empresa no es solo exitosa porque hace dinero (y tampoco hará dinero por tener una estrategia enfocada solo en el capital). Hay varios factores que influyen como: la calidad de talento, la comunicación, el entendimiento del mercado, la optimización de procesos que a su vez sean distintos en un mercado abarrotado.

Fíjate que el cuadro de mando integral es una herramienta de gestión, no de medición. Y puede ser aplicada desde negocios pequeños como manualidades en casa como en empresas medianas que lleven años en el mercado.

En pocas palabras, el cuadro de mando integral es…

Una herramienta que te ayuda a tomar la Visión, Misión y los objetivos de una empresa y los convierte en información valiosa para crear estrategias coordinadas y efectivas fáciles de digerir para todos los miembros de tu equipo de trabajo.

¿Qué no es un cuadro de mando integral?

  • Un programa que hace todo por ti.
  • Un generador de información automática.
  • Un formulador de estrategias.
  • Una herramienta de medición.

¿Cómo funciona el cuadro de mando integral?

Verás algo parecido a esto:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

El cuadro de  mando integral  mide los objetivos de tu estrategia de negocios desde 4 perspectivas básicas y relacionadas entre sí.

Estas perspectivas son:

(Las citaré en orden lógico -pero todas están relacionadas entre sí- ninguna puede funcionar correctamente sin la otra)

#1 Financiera

Trata de responder la pregunta:

¿Qué esperan de nosotros los inversionistas?

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

#2 Cliente

¿Qué valor ofrecemos a nuestros clientes para alcanzar nuestros objetivos financieros?

¿Qué quieren ellos de nosotros?

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

#3 Procesos internos

¿Cuáles son los procesos internos que debemos mejorar para dar valor a nuestros clientes y, por ende, conseguir nuestros objetivos financieros?

¿En qué deberíamos ser excelentes?

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

#3 Aprendizaje y crecimiento

¿Cuáles son las capacidades que necesitamos para mejorar dichos procesos internos que nos ayudarán con las perspectivas de nuestros clientes y financieras?

 

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

Como ves, las perspectivas están alineadas con la Misión de tu empresa y la estrategia general.

“Pero… ¿por qué necesito un cuadro de mando integral si mi negocio va bien hasta ahora?”

Management slap!

Este es uno de los errores más comunes. A menudo, hay que convencer a los jefes de usar un cuadro de mando integral y recordarles por qué es tan importante.

Por suerte, te dejamos aquí algunas de las respuestas rápidas que te harán quedar como el sabio de la gerencia.

  • Obliga a desarrollar un plan de negocio (en caso de no tenerlo) basado enteramente en la Misión y Visión de la empresa, sin hacer cambios de última hora.
  • Hace que todos los integrantes de tu empresa conozcan qué hace la empresa, cómo lo hace y para dónde van. Así nadie estará flotando en su silla tratando de adivinar qué es lo que quiere ‘el jefe’.
  • Ayuda a que cada empleado sepa la importancia de su trabajo en la empresa y cómo este afecta a los clientes.
  • Te permite detectar fugas de dinero y de productividad que te impiden ser esa empresa rentable.
  • Ganas terrero sobre la competencia porque formarías parte de ese exclusivo grupo que sí sabe como aplicar una estrategia de negocios coherente.
  • Te permite obtener datos para saber qué funciona y qué no en tus estrategias.
  • Ta ayuda a crear un borrador de una estrategia de negocios sin tener que contratar a una consultoría que te cobrará millones (y eso que es necesaria para empezar a crear dinero).

Ya no tienes excusas para quedarte callado en la reunión sobre mejoras estratégicas de tu empresa.

Ahora, supongo que te anima la idea del cuadro de mando. Solo falta responder una pregunta para empezar a aplicarla:

¿Cómo creo un CMI para mi empresa sin tantas complicaciones?

(Me alegra que hayas preguntado 😛 )

Para crear tu propio cuadro de mando integral necesitas cubrir algunos aspectos básicos que se supone que deben estar listos. Descuida, si aún no los tienes listos te daremos enlaces que te ayudarán.

Empecemos:

Me gusta dividir el proceso de creación por fases, para que seas más ordenado a la hora de crear tu propia herramienta:

I. Fase de diseño

Te aconsejo hacer un análisis FODA (o DAFO en inglés) que te ayudará a determinar cuáles son tus debilidades actuales, las posibles amenazas, así como también tus fortalezas y tus oportunidades.

Puedes descargar nuestra plantilla para hacer el análisis DAFO aquí

II. Fase de especificación

Aquí debes definir la Misión y Visión de tu empresa (quién eres, qué haces y a dónde quieres llegar).

Además, necesitas definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo de tu empresa y los indicadores de rendimiento.

Toma ejemplo de la definición de los objetivos SMART aquí

Espera un poco… ¿qué es un indicador de rendimiento?

Los indicadores de rendimiento o “de desempeño” (Key Performance Indicators, KPIs en inglés) son datos que te permiten medir cualquier cosa de forma objetiva.

Por ejemplo:

Hay distintos tipos de indicadores de rendimiento que puedes aplicar en el cuadro de mando integral de una empresa según lo que quieras medir.

Mira una lista de KPIs que puedes usar en el cuadro de mando integral de tu empresa.

Un buen KPI se define así:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

 

Para el caso del cuadro de mando integral de una Pyme puedes usar los siguientes en las distintas fases, como por ejemplo:

KPIs para la perspectiva financiera:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

 

KPIs para la perspectiva del cliente:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

KPIs para la perspectiva de los procesos internos:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

KPIs para la perspectiva del aprendizaje y crecimiento:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

¿Cómo seleccionar el mejor indicador de rendimiento?

Cualquier indicador que escojas debe ser:

  • Medible.
  • Alcanzable.
  • Coordinado con tu estrategia global.
  • Ser desafiante (para que tengas un incentivo de hacerlo).
  • Involucrar al personal de tu empresa.

Además, para crear tus propios indicadores de rendimientos debes:

  • Darle un título al indicador
  • Objetivo
  • Frecuencia de medición
  • Forma de calcularlo
  • Responsable de medición

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

Este es un ejemplo de los posibles cuadros de mando, tú puedes diseñar el que mejor te convenga.

Si quieres más ejemplos, puedes mirar estos (en inglés) aquí.

Toma en cuenta esto:

  • Si fijas 3 objetivos es muy probable que los cumplas todos.
  • Si te fijas entre 4 y 6 KPIs es probable que cumplas 2.
  • Si te fijas más de 10 es probable que no cumplas con ninguno.

Así que mi recomendación en este caso es escoger 3 indicadores de rendimiento para cada perspectiva (12 en total) y centrarte en los más importantes de tu fase inicial.

Tendrás algo parecido a esto:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

III. Fase de implementación

Una vez tengas toda esta información definida (tómate tu tiempo) es momento de crear el mapa de estrategias.

Como este:

 

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

¿No lo ves tan fácil?

Mira este otro ejemplo:

¿Tu estrategia no funciona? Prueba con el cuadro de mando integral

 

Mapa de procesos para un Equipo X en el año 2016. Fuente: gestiopolis.com

Interpretación de este mapa:

Nadie lo habría podido explicar mejor que Miguel Vanegas, así que resumiré su explicación:

“El mapa se lee de abajo hacia arriba. Si se observan los dos cuadros inferiores en la parte izquierda se dirá que: se debe contratar a un técnico apropiado de acuerdo con el presupuesto para formar un equipo competitivo (jugar bien ganar partidos, brindar espectáculo y avanzar a rondas clasificatorias de ligas y torneos) esto traerá más públicos (CLIENTES) que se convertirán en abonados (BENEFICIOS FINANCIEROS)”.

Si necesitas ayuda para crear un diagrama de flujo, te recomiendo que mires nuestro artículo que te enseñará una forma fácil de crearlos.

5 Consejos para analizar el cuadro de mando integral:

  1. Busca indicadores de rendimiento que no están siendo usados y que creas que son necesarios.
  2. Analiza bien por qué estás usando estos indicadores de rendimiento y no otros.
  3. Identifica lo bueno y lo malo de cada indicador de rendimiento.
  4. Haz un análisis estadístico para entender mejor la información que genera el cuadro de mando integral (por ejemplo, con la ayuda de un CRM).
  5. Tómate tu tiempo para entender qué es lo que quiere decir toda esa información que obtienes.

Construye cuadros de mando integrales más eficientes:

  • Mantén simple tus cuadros de mando, preferiblemente en una sola página.
  • Céntrate en la información importante (aquí no es tan relevante explicar los gráficos de una manera tan vistosa).
  • Diseña el tablero para que la información importante resalte.
  • No escojas un programa de gestión que te solucione los problemas de hoy. Tómate tu tiempo y mira las opciones que te puedan servir en el futuro.

¿Qué tal te ha parecido? ¿Lo entendiste?

Espero que sí.

Ahora necesitamos de tu ayuda, que compartas este artículo o comentes algún otro aspecto que quieras agregar.

 

[Imagen de portada cortesía de Gangplank HQ en Flickr]

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