¿Cómo crear una empresa? Caso: fábrica de confección de prendas de vestir

. Nov 9, 2017.

Este artículo sobre cómo crear una empresa, está enfocado en una fábrica de confección de prendas de vestir.

Se trata de un emprendimiento de dos extrabajadores de una fábrica de ropa para hombres, Valentina y Carlos. Partieron con una idea clara sobre los que querían hacer, pero no tenían experiencia en la administración de un negocio.

¿Por qué este artículo te resultará útil? Porque comentaremos cómo Valentina y Carlos, con su fábrica de confección de prendas de vestir, superaron las 4 primeras etapas por las que pasa toda empresa.

Recordemos que toda empresa pasas por 6 etapas:

¿ Cómo crear una empresa ?

Primeros pasos…

Antes de renunciar a sus puestos de trabajo en una fábrica de ropa solo para hombres, Valentina y Carlos, que habían trabajado juntos por más de 5 años, discutieron la idea de crear su propia fábrica de confección de prendas de vestir.

La idea surge al conocer varios distribuidores interesados en compras al mayor. Especialmente de prendas de vestir para mujeres y niños.

Durante un tiempo estuvieron dándole vueltas a la idea. Después de conversar con un amigo distribuidor de productos textiles, quien los animó, decidieron dedicarse a plasmar lo que podría ser su propia empresa.

Como Carlos era curioso, había leído sobre emprendimiento. Sabía que un buen punto para comenzar era un lienzo Canvas, con el cual poner en orden las ideas. Y sobre todo, para discutir algunos “temas” con Valentina, y así asegurarse de que ambos tenían la misma “visión” sobre la futura empresa.

El material que leyó Carlos fue un artículo en el blog emprender-fácil que les venía al dedo:

Con el canvas desarrollado, Valentina y Carlos lograron concretar y dar respuesta, al menos en una primera versión, a las siguientes preguntas:

  • ¿Quién es el cliente?
  • ¿Cuál es el producto?
  • ¿Cómo venderlo?
  • ¿Qué recurso necesitan?
  • ¿Cuánto esperaban gastar y ganar con el negocio?
Lienzo Canvas para modelo de negocios

Lienzo Canvas para modelo de negocios

Modelo Canvas para la fábrica

Al desarrollar los 9 bloques del modelo, se dieron cuenta de que tenían puntos claves por resolver para poner en marcha la idea.

En síntesis, las respuestas a las preguntas fueron:

¿Quién es el cliente?

Distribuidores de prendas de vestir. Y ya habían hecho contacto con 3 potenciales clientes. Como la venta es a distribuidores no necesitaban una tienda. El producto saldría de la fábrica directo al cliente.

¿Cuál es el producto?

Prendas de vestir para niños y mujeres. Prendas comunes. No se trataba de competir en modas y tendencias.

¿Cómo venderlo?

Entrega directa a distribuidores (clientes fijos), por pedidos.

¿Qué recurso necesitan?

Espacio para la fábrica, equipos y máquinas, personal con experiencia en corte y confección; materia prima. Para esto, buscarían proveedores que brinden opciones de pago, en particular para las telas e insumos.

¿Cuánto esperan gastar y ganar con el negocio?

Por el conocimiento que tienen en el sector de fábrica de ropa, sabían que era rentable y además, una inversión relativamente segura.

En informes publicados por firmas especializadas obtuvieron los siguientes datos: el 37,5 % de la facturación textil procedió de la venta de prendas a mujeres; el 32,3 % de la ropa para hombres; el 20,9 % del textil para el hogar, y el 9,3 % de la ropa para niños.

Distribución de la facturación textil

Distribución de la facturación textil

Con los ahorros de ambos y las facilidades de pago que le ofrecían algunos proveedores de equipos y proveedores de materia prima, el punto clave por resolver era ubicar un local para la fábrica. Mientras, Carlos siguió investigando sobre ¿cómo crear una empresa?

Durante la discusión del Canvas, surgió el nombre de la fábrica: V&C. Luego, con más tiempo, se ocuparían de mejorarlo. Por ahora no era un tema relevante.

Logotipo de V&C

Logotipo de V&C

La puesta en marcha de V&C

Los socios hicieron algunos cálculos de la inversión inicial y concluyeron que podían asumir con dinero propio, buena parte de la inversión.

Carlos renunció a su trabajo para dedicarse a la puesta en marcha de la empresa. Valentina permaneció un tiempo más, hasta que su presencia en V&C fuera estrictamente necesaria.

¿ Cómo crear una empresa ? ¡Manos a la obra!

¿Cómo crear una empresa? ¡Manos a la obra!

Con los consejos de algunos amigos y por el conocimiento en el sector, junto con Valentina, Carlos hizo una lista de tareas y puntos a tener en cuenta:

  • Buscar un local para la fábrica. La localización no era un punto crítico; sin embargo, querían que fuera de fácil acceso.
  • Estimar la inversión para acondicionar el local: mobiliario para una oficina de atención al cliente, y equipamiento y maquinaria para el taller (máquinas de coser, máquinas corta hilos, máquinas para hacer ojales, forrar botones, etc.)
  • Estimar la inversión para el stock inicial, materiales e insumos
  • Gestionar la constitución de la empresa y demás aspectos legales obligatorios para iniciar operaciones
  • Buscar personal con experiencia en confección de prendas de vestir para mujeres y niños.
  • Lista de pagos mensuales que deberían afrontar, como el alquiler del local y pago de servicios básicos.
  • Entre otras…

Dos puntos claves para la puesta en marcha fueron:

  1. Definir las características de las instalaciones y del equipamiento
  2. Captar personal para el proceso de fabricación. Esto era necesario, pues los dos socios solos difícilmente podrían producir las cantidades mínimas de prendas de vestir para sus clientes.

Características de las instalaciones y del equipamiento

Para la fábrica, Carlos consideró un local con una superficie mínima de unos 150 m2 dividida de la siguiente manera:

  • Oficina: con una superficie de 10 m2, donde se atenderá a los clientes.
  • Taller: con una superficie de 110 m2, donde se encontrará la maquinaria y se realizará el trabajo.
  • Almacén: con una superficie de 25 m2, donde se guardarán los insumos y el producto.
  • Otros espacios, como aseos higiénicos-sanitarios: con una superficie de 5 m2

Personal para operar la fábrica

En cuanto al personal, los socios definieron dos perfiles:

  • Tareas de producción: para la realización de estas tareas se necesitan conocimientos sobre corte y confección así como sobre el manejo de la maquinaria utilizada.
  • Administración del negocio: una persona con conocimientos en tareas administrativas básicas para este tipo de negocio. Sobre todo en contabilidad, impuestos, facturación y nóminas.

Acordaron compartir la gestión y administración en los primeros meses de funcionamiento. Y en cuanto fuera posible, contratarían una persona para la administración.

Para producir V&C requería personal

Para producir V&C requería un equipo

El proceso productivo sería compartido según la experiencia de cada uno. La primera fase la llevaría Valentina: diseño y elaboración de patrones para las piezas de las prendas.

La segunda fase la llevaría Carlos: preparación de máquinas, materiales, útiles y herramientas; confección de las prendas, recepción de materiales; costura de las distintas piezas. Realización del acabado de la prenda verificando ojales, botones y presillas, remaches, adornos y otros accesorios, de forma uniforme y exacta (control de calidad).

La tercera fase también la llevaría Valentina: el almacenaje de las prendas confeccionadas, debidamente etiquetadas, embaladas e identificadas para cada distribuidor.

Como puedes ver, la puesta en marcha de la fábrica V&C fue una etapa difícil, con múltiples tareas… que en muchos artículos de este Blog hemos denominado la travesía del desierto.

En esta travesía, Valentina y Carlos pudieron quedarse sin “agua”, pero habían estimado bien la inversión inicial y contaban con lo necesario para poner a punto la fábrica y comenzar a producir.

Además, tenían aliados claves: por un lado, los distribuidores interesados en su producto. Es decir, sus clientes. Por otro lado, proveedores de materiales e insumos para iniciar la producción, que les facilitaban el pago de la mercancía.

Fábrica V&C en funcionamiento regular

Después de casi cuatro meses, Carlos y Valentina por fin iniciaron la producción.

Contaban con 7 personas para realizar el proceso de fabricación. Iniciaron solo con prendas para mujeres, en lo que Valentina tenía más experiencia de diseño.

Así iniciaron la facturación, es decir, entraron en funcionamiento regular. La clave era ir aumentando la producción para equilibrar el pago de los gastos y compromisos adquiridos, y mantenerse en funcionamiento.

Después de 4 meses comenzaron a facturar

Después de 4 meses comenzaron a facturar

Por áreas funcionales, la fábrica estaba operando como sigue:

  • En producción y operaciones, en todo el proceso, participaban 9 personas: 7 contratadas y los 2 socios.
  • En finanzas (contabilidad, impuestos, facturación, pagos y nóminas): Valentina.
  • La gestión de ventas y clientes era atendida por los 2 socios
  • En diseño de nuevos productos: Valentina.
  • El control de calidad de las prendas estaba a cargo de Carlos.
  • En análisis del entorno: los 2 socios (alianzas y tendencias en la preferencia de los clientes finales)

El modelo de negocio no demandaba esfuerzo en mercadeo y ventas, pues el producto va a clientes fijos, los distribuidores.

En esta etapa no se requería, por ejemplo, realizar campañas de publicidad. La venta final del producto está en manos de terceros.

Luego de cinco meses de operaciones, V&C estaba produciendo a un buen ritmo, creciendo ligeramente.

El equipo se había engranado bien y la fábrica de prendas fluía como los socios lo habían planeado.

La fábrica fluía como los socios lo habían planeado

La fábrica fluía como los socios lo habían planeado, sin mayores problemas

La facturación permitía atender todos los gastos y pagar compromisos adquiridos.

A los 10 meses de producción continua, los socios decidieron contratar a una administradora para delegar todas las actividades administrativas que estaba realizando Valentina. De esta forma, podría dedicarse más al diseño de prendas y a apoyar el control de calidad del producto.

Fábrica V&C en funcionamiento estable

Una fábrica puede ser exitosa si atiende ciertos grupos de actividades o áreas funcionales, como por ejemplo:

  • Producción y operaciones. Esta implica por lo menos 4 aspectos: gestión de los proveedores; manejo de inventarios de insumos y materia prima; planificación de la producción y mantenimiento del nivel tecnológico de equipos/maquinaria.
  • Finanzas. Esta implica el control y pago de impuestos, control del registro contable, la facturación, el análisis de costos y el manejo de indicadores financieros
  • Talento o recursos humanos. Debe atenderse aspectos como incentivos y beneficios, capacitación y formación, y el clima organizacional (motivación)
  • Mercadeo y Ventas. Como la fábrica no vende al cliente final, en esta área lo importante es mantener los canales de distribución y una buena gestión de clientes (los distribuidores). Cumplir con los pedidos en calidad y cantidad, además de competir en precios.
  • Análisis del entorno. Esto se refiere de manera particular a dos cosas: fomentar alianzas con proveedores y distribuidores y conocer las tendencias en prendas de vestir. Si bien, V&C es una fábrica de prendas “comunes”, debe incorporar en el diseño los gustos del cliente final. Y este gusto está sesgado por la moda y la temporada.
  • Normas ambientales y riesgo laboral. En esta área, V&C debe considerar de manera puntual, el tema del riesgo y salud ocupacional. En materia de desechos, por ejemplo, no tiene un punto crítico.

Valentina y Carlos, por su experiencia y por el apoyo de la administradora, fortalecieron todas las áreas señaladas, lo que impactó positivamente la producción.

Valentina y Carlos fortalecieron todas las áreas de la empresa

Valentina y Carlos fortalecieron todas las áreas. Avanzaban con paso firme

¿Qué otras actividades atendieron los socios de V&C?

Además, capacitaron a unos de sus empleados para realizar un control de calidad con base en un conjunto de criterios, dando inicio a lo que podría derivar en una unidad de calidad cuando la fábrica crezca.

Durante esta etapa, los socios también diseñaron una estructura organizacional para normalizar la jerarquía y delegar más responsabilidades. Esto fue más por necesidad, debido al incremento de tareas y actividades en la fábrica.

Primera versión de la estructura de V&C

Primera versión de la estructura de V&C

Nombraron un jefe de taller, y redistribuyeron el proceso productivo, incorporando 4 personas más.

También incorporaron equipos y software para optimizar la gestión de inventarios e insumos; asegurando la disponibilidad de material para la fabricación de prendas. Evitando así paralizar por fallas en materiales o insumos. Esto es, comenzaron a realizar gestión de la información y a obtener datos del proceso productivo para tomar decisiones.

¿Qué falta para que V&C esté en funcionamiento óptimo?

Como ya hemos comentado en los artículos sobre las etapas por las que pasa una empresa, en funcionamiento óptimo se utilizan herramientas de gestión para controlar la empresa y mejorar el proceso de toma de decisiones.

Los socios de V&C aún no llegan a esta etapa. Continúan en funcionamiento estable, gestionando como lo han hecho desde siempre, mientras la administración sigue en manos de personal contratado.

Cuando los socios decidan incorporar herramientas de gestión, tanto para la fábrica como para las demás funciones que se realizan en la parte administrativa, podrán obtener información que les permitirá conocer con detalle lo que pasa en la empresa. Podrán distinguir lo que funciona bien, lo que debe ser mejorado y lo que debe ser eliminado o sustituido.

Para finalizar…

En el artículo anterior compartimos una historia interesante: la de Donas Redoma. Una empresa que comenzó con una idea sencilla: vender donas en el parque. Las actividades realizadas por su dueña, Katiuska, fueron muy diferentes a las de Valentina y Carlos. Ambos pasaron por las etapas resolviendo problemas y superando obstáculos diferentes.

Los invito a leer la historia de Donas Redoma y a contrastar con la de V&C.

¡Hasta pronto!

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