Siete recomendaciones para manejar tu buzón web

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Si te preguntas cómo conocer la opinión de tus clientes, es hora de que actives un buzón web de sugerencias y comiences a escuchar lo que tienen que decir.

Con una herramienta de este tipo estarás incentivando a tus usuarios a que se comuniquen con tu empresa y hagan reclamos, críticas y recomendaciones sobre el producto o servicio que adquirieron.

Contar con un buzón web te permite mejorar la relación y sumar clientes al atender de manera oportuna los mensajes que recibas y buscar soluciones concretas para las sugerencias.

Siete recomendaciones para manejar tu buzón web

Siete recomendaciones para manejar tu buzón web

Escuchar lo que tienen que decir tus usuarios te dará la oportunidad de mejorar cada vez más el servicio que prestas. Aquí te mostramos una herramienta eficiente para conseguir retroalimentación sobre los productos o servicios que ofreces.

¿Por qué debo activar un buzón web?

Como empresario, es ingenuo de tu parte pensar que por sí solo tu equipo puede detectar todos los problemas que tiene tu negocio y contratar asesores constantemente representa un costo económico elevado.

Es allí donde el buzón web entra en acción para ayudarte a entender cuáles son los errores que están cometiendo y, ¿por qué no?, qué es lo que están haciendo bien.

El buzón web funciona como un canal de comunicación directo entre los usuarios y la empresa; está dirigido a mejorar la atención y ofrecer una experiencia satisfactoria a los clientes.

Tips para manejar tu buzón

Aquí te presentamos una lista con los aspectos más relevantes a tener en cuenta para activar el buzón de sugerencias:

  1. Es fácil de crear y administrar

Para poner a funcionar el buzón de sugerencias de tu empresa, puedes crear tú mismo -o alguien en tu equipo- un formulario en línea que luego insertarás en tu página web.

El formulario debe contener casillas para que el cliente coloque su nombre, correo electrónico, asunto y el texto.

Si lo prefieres también hay empresas que prestan servicio para crear buzones virtuales, como es el caso de El buzón de sugerencias.

Otra opción que facilita la tarea es hacerlo a través de un correo electrónico que se utilice exclusivamente para este fin.

  1. Vigila la confidencialidad de la información

Debes asegurarte de que la información personal (como nombre y correo electrónico) que ofrezca el usuario se utilice únicamente para atender su solicitud.

En caso de que haya alguna condición al respecto, debes hacérselo saber antes de que envíe el formulario.

  1. Ofrece varias opciones de información

Cuando recojas las opiniones de los clientes es útil que en el formulario le presentes varias categorías para expresarse. Estas pueden ser: quejas, sugerencias, reclamos o peticiones.

Esto te ayuda a manejar de manera más eficiente la información que recibas por esta vía y te permite dividir las tareas entre los equipos que corresponda.

  1. Considera la opción de colocar sub-buzones

A veces puede ser más eficiente que las comunicaciones vayan dirigidas específicamente a un departamento determinado -el de ventas, por ejemplo-. Esto es especialmente recomendado cuando se trata de empresas grandes.

  1. Invita a tus clientes a opinar

Muchas veces el buzón web de la empresa está siempre vacío. Que no recibas mensajes, no quiere decir que todo está bien.

Por eso es necesario que promociones tu propio buzón. Lo puedes hacer colocando en tu página web un botón visible que invite a la acción al usuario u ofreciendo un correo electrónico al que te puedan escribir.

  1. Revisa periódicamente el buzón

De nada sirve contar con una herramienta de este tipo y no sacarle provecho. Si es necesario que alguien del equipo de trabajo se dedique exclusivamente a manejar el buzón, que lo haga.

Las opiniones de tus clientes necesitan respuestas oportunas, por lo tanto, debes estar atento a lo que dicen.

Si recibes muchas quejas no te desanimes, cada una de ellas es una oportunidad para mejorar.

  1. Mantén a tus clientes informados sobre el estado de su sugerencia

Hazle notar al usuario que te interesa su opinión y que sus sugerencias son tomadas en cuenta.

Puedes enviarle un correo al momento de recibir la notificación y escribirlo luego  cuando hayas atendido su solicitud.

Recuerda que el buzón web no tiene que ser únicamente para los clientes. También puedes poner uno a disposición de los trabajadores para conocer sus opiniones.

En Gestionar Fácil contamos con la información que necesitas para ayudarte en tu camino como empresario. Comunícate con nosotros si requieres asesoría.

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