¿Necesita tu empresa un Auxiliar administrativo?

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Sacar adelante un negocio no es una tarea solitaria. Necesitas toda la ayuda que puedas y un auxiliar administrativo puede echarte una mano.

La globalización y la tecnología son los ingredientes que han fertilizado el ecosistema emprendedor en todo el mundo. Las propuestas se han diversificado cada vez más y ahora un CEO puede estar en Sevilla, mientras su equipo de trabajo está en Zaragoza y su diseñador, en Estados Unidos.

Con tanta ayuda de la tecnología, ¿por qué no tener la ayuda de un auxiliar administrativo que haga el trabajo “sucio” por ti?

Antes de responder esta pregunta, debes estar seguro de que necesitas delegar esta tarea a alguien, porque eres más productivo en otra área.

Características de un buen auxiliar administrativo

Antes de empezar la búsqueda de tu mano derecha en la empresa, debes identificar qué acciones se pueden llevar a cabo sin ti y que no tengas pérdidas significativas.

Así que lo importante es identificar:

  1. ¿Puede la empresa funcionar sin mí en ciertas áreas?
  2. ¿Cuáles son esas actividades? (vender, administrar, contactar, llamar, fijar reuniones, etc.).
  3. ¿Quién dentro de la empresa puede hacerse cargo de esas actividades?
  4. ¿Tengo suficiente presupuesto para contratar a un auxiliar administrativo?
  5. ¿Gana o pierde mi empresa cuando me ocupo de las actividades que no me gustan? ¿Cuánto?

Si tu decisión es contratar, entonces debes preguntarte “¿cómo debe ser un buen auxiliar administrativo para mi empresa?”.

En este paso puedes preguntarte:

  1. ¿Qué perfil debe tener? (¿Joven creativo, adulto con experiencia?).
  2. ¿Cómo debe ser su tono? (¿Amigable, estricto, ambos?).
  3. ¿Se debe parecer a ti o tiene que ser lo contrario?

Errores al contratar un auxiliar administrativo

Un informe de Startup Academy afirma que contratar a las personas incorrectas no solo puede costarte mucho dinero, sino el futuro de tu empresa.

El problema es que muchos fundadores exigen perfiles poco realistas. Muchos exageramos en los requisitos que debe tener un auxiliar administrativo. Queremos un CEO joven, con años de experiencia, varios diplomados, certificados, conferencias, que hable 5 idiomas y que sea activo y creativo.

Esto suena casi perfecto, pero en realidad un perfil demasiado adornado significa que debes pagar un sueldo muy alto y no es lo que precisamente necesita una empresa que quiera tener más ingresos.

Necesitas dar un voto de confianza a personas que estén involucradas con tu proyecto, pero que tengan un perfil para hacerlo crecer. De todos modos, llevar un negocio se trata de probar y mejorar. Si no encuentras a alguien apto para el puesto, sigue buscando.

¿Necesita tu empresa un Auxiliar administrativo?

¿Necesita tu empresa un Auxiliar administrativo?

¿Qué hago una vez que tengo un auxiliar administrativo?

El auxiliar administrativo no será el jefe de la empresa, pero esta le debe importar como si lo fuese. Para que nadie tenga malos entendidos, la mejor manera es tener los puntos claros desde el principio.

Jerarquiza con él quién debe responderle a quién. La idea es que cada eslabón se encargue de un grupo de personas y no tengas que controlar a muchos.

Para ver esto mejor, te presento un esquema que muestra la evolución de los líderes de una empresa (en este caso, en la función comercial):

¿Necesita tu empresa un Auxiliar administrativo?

Imagen por www.gestion.com.do

Una vez que tengas a tu auxiliar administrativo debes:

  1. Mostrarle tu plan de negocio.
  2. Contarle todos los detalles sobre tu empresa.
  3. Crear un manual o guía de comportamiento en la empresa para que revise cómo se comporta la misma.
  4. Asegurar la comunicación con tu auxiliar administrativo.
  5. Facilitarle los recursos necesarios.
  6. Apoyarte en la nube (cloud computing).
  7. Asegurarte de tener toda la información de contacto por si ocurre alguna emergencia.
  8. Hablar con él y establecer una amistad. Nada mejor que tener a alguien de confianza que pueda llevar tu negocio.

Si necesitas alguien que te ayude a administrar tu negocio, Gestión Fácil te propone algunas herramientas para que tu negocio mejore su producción.

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