5 Pasos para implementar la automatización de procesos con un CRM

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La automatización de procesos con un CRM es más que una solución sencilla para gestionar las relaciones de tus clientes y tus ventas, es un sistema que te permite invertir mejor aquello que no puedes recuperar: tu tiempo.

No importa qué tipo de negocio tengas, si es un pequeño restaurante, si eres un abogado autónomo o si eres una tienda de zapatos, el CRM te ayuda a ser más productivo en tu negocio para que tengas tiempo de ocuparte de cosas que realmente te apasionan.

5 Pasos para implementar la automatización de procesos con un CRM

5 Pasos para implementar la automatización de procesos con un CRM

El problema es que muchos pequeños empresarios creen que deben implementar la automatización de procesos solo cuando alcancen un cierto nivel de rentabilidad, cuando lo que necesitan es todo lo contrario: automatizar para poder ser rentable.

Y esa rentabilidad se alcanza usando sabiamente tu tiempo para ocuparte de lo que realmente te apasiona, sin desgastarte en tareas repetitivas o aburridas.

¿Y por qué las pequeñas empresas le tienen miedo a la automatización de procesos?

Pues creo que es porque cuando buscan en Google, se encuentran con soluciones como SalesForce que están diseñadas para grandes compañías que pueden gastar 300 € al año en soluciones como estas.

Afortunadamente, el auge de los desarrolladores independientes ha hecho que la automatización de procesos por medio de softwares pueda ser mucho más accesible para empresas con poco presupuesto (lo que incrementa a su vez la competencia en el mundo empresarial).

Como en el siguiente caso:

Experiencia de Donas Redoma:

Donas Redoma es un pequeño café que empezó vendiendo donas y cafés en una de las redomas de la ciudad.

Los primeros meses del negocio todo parecía bajo control. Donas Redoma contaba con pocos datos de ventas y de clientes.

Primero empezó a vender con el correo electrónico y las redes sociales. Cuando las ventas aumentaban un poco más decidió usar una hoja de Excel para comparar las ventas de cada semana y de cada mes.

Con esta pequeña mejora, Donas Redoma pudo diseñar estrategias más elaboradas para atraer más ventas.

El volumen de ventas y de datos de clientes fue aumentando poco a poco. Pero con esta información inicial pudo detectar cómo es el comportamiento de los clientes e ideó formas más efectivas de aumentar aún más las ventas con promociones y nuevos sabores.

Inevitablemente, estas acciones generaban más ganancias, pero así como aumentaban las ventas, también aumentaba el tiempo que Katiuska debía dedicarle a su negocio.

Tenía que introducir manualmente las menciones de Twitter, los comentarios de Instagram, enviar los pedidos de las donas a su proveedor y hacer seguimiento a sus promociones de forma manual.

En ese momento Katiuska se dio cuenta que necesitaba una herramienta que le ayudará a agilizar esas tareas repetitivas de forma automática.

La solución que encontró hizo que su negocio creciera hasta lo que es hoy, el CRM Fácil.

Con él pudo automatizar tareas repetitivas y administrativas, tener el control de la información de sus clientes (que le permitían diseñar campañas de marketing y publicidad más efectivas) e incluso automatizar la facturación.

Katiuska se dio cuenta que por una pequeña cantidad de dinero podía ahorrarse horas de trabajo que podía invertir en atender a su hija y a su negocio sin tener que estresarse tanto.

 

¡Bien! De esta historia podemos decir que la automatización de procesos te beneficia porque…

5 Razones para implementar la automatización de procesos en tu pequeña empresa:

Con un CRM puedes:

  1. Evitar las tareas repetitivas que no aportan valor directo a tu negocio.
  2. Enfocarte en actividades que sí te acercan más a tus objetivos empresariales.
  3. Puedes ver los procesos de tu empresa de forma gráfica y entenderlos sin invertir tanto tiempo.
  4. Tienes información valiosa para tomar mejores decisiones.
  5. Rediseñar tu negocio con procesos más efectivos que reduzcan los costes.
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¿No te has convencido?

Mira los números en la siguiente infografía:

Dicho esto, solo me queda dejar esta pregunta:

¿Cómo haces para que tu pequeña empresa pueda imitar lo que hizo Donas Redoma?

Otra de las razones por las cuales los pequeños negocios no terminan implementando la automatización de procesos es porque a menudo estas soluciones suelen ser tan complicadas de usar que terminas perdiendo el ánimo y aceptando que ha sido una mala inversión.

Para que aproveches cada centavo de tu inversión, quiero darte paso a paso cómo vas a implementar la automatización de procesos con un CRM.

¿Empezamos?

5 Pasos para implementar un CRM en tu pequeño negocio sin perder ni un centavo:

5 Pasos para implementar la automatización de procesos con un CRM

5 Pasos para implementar la automatización de procesos con un CRM

Para implementar cualquier automatización de procesos son necesarios 5 pasos básicos:

  1. Analiza cada proceso en tu empresa.
  2. Busca soluciones.
  3. Analiza los costes de cada solución.
  4. Implementa el CRM.
  5. Comprueba que todo funcione correctamente.

Vamos a ver cada paso:

1. Analiza cada proceso de tu negocio:

En esta etapa debes estudiar cada proceso de tu pequeño negocio y detectar cuellos de botella para mejorarlos.

Cuando hablo de procesos me refiero a procesos como:

  • Atracción de clientes a tu negocio, cómo negocias el trato, cómo lo cierras.
  • Qué pasa después de que el cliente te compra y cómo vuelves a venderle.
  • Atención de retrasos, los reclamos y las devoluciones.
  • Delegar las tareas y cómo mides el rendimiento de tus empleados.
  • Verificar una orden de pago.
  • Preparar una orden de entrega (preparación de la comida, despachar a un cliente, hacer un envío, etc.).
  • O cualquier otro proceso con el que cuente tu negocio.

Pequeña ayuda:

“Lo recomendable es hacer un diagrama de flujo por cada proceso, en el que indiques el inicio, los pasos intermedios, el punto de salida (y la conexión con otro proceso de tu empresa).

Al final tendrías algo como esto:

5 Pasos para implementar la automatización de procesos con un CRM

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Para identificar los cuellos de botella es necesario que identifiques cuánto tiempo se tarda cada proceso, cuánta capacidad de producción (o atención se lleva cada uno) en tiempos de 1 hora.

Otra forma es identificar cuáles son los tiempos muertos de tu empresa para reducirlos o eliminarlos.

AYUDA: ¿Cómo identificar cuellos de botellas en tu empresa? Con casos prácticos

2. Busca soluciones

Aquí es cuando realmente empieza a trabajar la automatización de procesos.

Una vez que tengas identificados los procesos y los cuellos de botella puedes buscar soluciones para combatirlos.

Las soluciones que escojas dependerán completamente de cómo funcione tu empresa.

¿Te tardas mucho explicando a tus clientes cómo usar tu producto?

En este caso puedes usar el CRM para automatizar el proceso de formación, por ejemplo:

  • Envía recordatorios a tus clientes sobre cómo usar tus productos según lo que busque en tu página web.

Un caso muy particular lo hacen las agencias de marketing digital cuando envían información relevante a sus clientes según la época del año.

Al automatizar este proceso ahorras mucho tiempo revisando tu calendario, escogiendo el material que quieres enviar y escoger a las personas que les pueda interesar. Con un CRM todo esto se hace de una forma automatizada (que has precargado en el sistema con anterioridad).

3. Estudia los costes de cada solución

El punto clave es identificar cuáles son las soluciones que te traen más beneficios según el coste de oportunidad .

Por ejemplo: algunas empresas creen que para  cubrir con las tareas repetitivas lo más importante es contratar mucho personal que se encargue de revisar las redes sociales, de las quejas, etc.

El inconveniente con este tipo de soluciones es que siempre puede estar la enfermedad, la ausencia y los errores humanos (que son minimizados al máximo cuando son hechos por máquinas).

Otro de los errores de los pequeños empresarios es adquirir un software costosísimo que hace actividades que no necesitas por el momento.

5 Pasos para implementar la automatización de procesos con un CRM

4. Instala el CRM

Este es un paso fundamental para que la automatización de proceso dé los resultados que esperas.

Lo primero que debes hacer es formarte y entender cómo usar la nueva solución tecnológica para sacarle el máximo provecho.

Formarte y forma a tus empleados en el uso de un CRM puede ser vital, pero ¿qué pasa cuándo necesitas meses para implementar un sistema de estos?

Por suerte, las nuevas soluciones como el CRM Fácil son totalmente intuitivas. Es decir, que no necesitas hacer cursos para empezar a sacarle el jugo a tu inversión.

Y como si fuera poco, tenemos guías en las que te damos trucos para que uses la información que tienes a la mano (y no información sobre cómo usar un CRM).

5. Comprueba que todo funcione correctamente

Una vez que el CRM esté implementado debes revisar si funciona correctamente.

Tómate tu tiempo para comprobar todo: los nuevos procesos, los conocimientos de tus empleados con la nueva herramienta y haz ejemplos para cada caso (así estarás preparado para cualquier eventualidad).

Lo normal es que los CRM tengan periodos de prueba sin coste (o costes muy bajos) para que puedas maniobrar, probar y ver si tiene todo lo que necesitas.

Nosotros ofrecemos 15 días de prueba gratuita sin necesidad de  contratos o tarjetas de crédito.

¿Qué puedes hacer con las aplicaciones de Platzilla?

En Platzilla, hemos trabajado en una solución tecnológica para aquellos empresarios que quieran aumentar la productividad en su pequeño negocio sin tener que gastar tanto dinero.

Nuestras propuestas consisten en una serie de aplicaciones para gestionar fácil cualquier área de tu negocio de forma fácil y rápida.

Entre nuestras ofertas está el CRM Fácil, Auditoría Fácil, Recursos Humanos Fácil, Facturación Fácil, Cursos Fácil, Gestión de Riesgos Fácil, Soporte Fácil, Mantenimiento Fácil, Campañas Fácil, Gestión de calidad Fácil, Costes ABC Fácil y Desempeño Fácil.

5 Pasos para implementar la automatización de procesos con un CRM

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Nosotros sabemos que cada negocio tiene etapas distintas y por eso ofrecemos soluciones adaptadas a cada necesidad. Puedes probar cualquiera de las aplicaciones y cuando lo necesites puedes integrar otra aplicación sin tener que reescribir los datos de tu empresa de nuevo.

Con Platzilla puedes:

Tener la información clave de tu negocio de forma gráfica:

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Visualiza tu embudo de venta y tareas:

5 Pasos para implementar la automatización de procesos con un CRM

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Y con nuestras soluciones también puedes:

  • Tener plantillas y reportes más fáciles listos para enviar a clientes, posibles clientes y proveedores.
  • Gestionar mejor los recursos de tu empresa.
  • Descubrir el potencial de tus clientes con el seguimiento automático.
  • Conectar todas las áreas de tu negocio para que tengas una visión general de tu empresa.
  • Compartir documentos de manera más fluida con quien quieras.
  • No podrás olvidar ninguna reunión con las notificaciones.
  • Almacenar la información de tu empresa, de tus clientes y de las negociaciones en un sitio seguro y disponible en cualquier parte del mundo con cualquier dispositivo inteligente.
  • Tener más tiempo libre para invertirlo en tareas que realmente te den más dinero.

 

Como puedes ver, son muchísimos los beneficios que puedes obtener implementando la automatización de procesos con nuestras aplicaciones Platzilla.

Ya no puedes darte el lujo para seguir perdiendo oportunidades de ventas valiosas en este mercado tan competitivo.

Aprovecha la tecnología que te ofrece Gestionar Fácil para que facilites la gestión de tu negocio y alcances tus sueños de manera muy fácil.

 

¿Quieres intentarlo?

¡No esperes más! Vende más y organiza todo con nuestro CRM Fácil.

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Mira todo lo que puedes hacer con nuestro CRM Fácil [PDF]

 

 

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