Automatiza la gestión – Indicadores y alertas (II)

. Mar 16, 2017.

Cuando se automatiza la gestión de la empresa, ganas tiempo y es más fácil entrar en el ciclo de la mejora continua. Sin embargo no te fíes, siempre tienes que tener las manos en el timón de tu barco.

En el artículo anterior, David Polo te habló sobre este mismo tema, pero enfocado al marketing y comercial. Este es el turno para operaciones, recursos humanos y contable y financiero.

Guíate de su pizarra y no te pierdas el video:

Automatiza la gestión – Indicadores y alertas (II)

Transcripción del video Automatiza la gestión – Indicadores y alertas (II)

¡Hola amigos! bienvenidos a un artículo más de Gestionar Fácil.

Esta es la parte II del tema “automatizar la gestión”. A través de los datos que tenemos de nuestros informes, de nuestros indicadores y del panel de KPIs, nosotros podemos establecer alertas. Con ellas, generamos las no conformidades y  aplicamos las acciones correctivas.

En el artículo anterior hemos hablado de comercial y de marketing y en este artículo hablaremos de operaciones, recursos humanos y el área contable y financiero.

Si no has leído el artículo anterior, te invito a que lo hagas. 

Digamos que este es el último artículo de toda la serie del Curso de Formación de Gestionar Fácil y este es el colofón.

Si estás empezando la empresa, todavía no has llegado aquí. Aunque estés empezando la empresa, te aconsejo que leas todo el curso o que veas toda la serie de videos, (Suscríbete al canal), porque te da una idea de hasta dónde tienes que llegar, para tener un control de gestión espectacular.

Ahora, si ya tu empresa es madura y esto no lo tienes implementado, toma buena nota porque te interesa.

Áreas: Operaciones, Recursos Humanos, Financiero-contable

Vamos a hablar de operaciones, recursos humanos y de financiero. De la automatización de la gestión en estas tres áreas.

Lo que necesitas conocer

Lo primero que tenemos que hacer es ¿Qué es lo que necesitamos conocer?

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Operaciones

En operaciones, puedes querer conocer muchas cosas, pero vamos a ver, lo más normal.

8) La gestión de proyectos

La gestión de los proyectos, ¿Qué tal están yendo los proyectos que se están poniendo en práctica?

9) Compras

El área de compras súper importante, hay empresas que compran materia prima, hacen una transformación de la misma y la venden.

El coste de la materia prima es fundamental, porque sobre éste, le ponen un margen y es el beneficio. A lo mejor, en la parte de compras, optimizarla puede hacer que  la empresa duplique sus beneficios.

10) Calidad

Si estamos en producción o servicio es súper importante controlar la calidad.

11) Tiempo de producción

12) Plazos de entrega

13) Mantenimiento y servicios

14) Gestión de riesgos

 Origen de la información

Esta información ¿Cómo la sacamos? de Operaciones, bueno…

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Gestión de proyectos, compras, plazos de entrega

Gestión de proyectos a través de una herramienta de proyectos, un ERP o Platzilla que es nuestro software, o cualquier otra herramienta, Basecamp también es muy bueno.

Compras, también a través de un ERP o de Platzilla, calidad a través de una herramienta de calidad, tiempo de producción, a través de la información de la fábrica. Aquí tiene que ser un software muy específico, de producción. Plazos de entrega, esto digamos que puede ser el cruce de varios datos, puede más más sofisticado alcanzar esta información.  

Mantenimiento, servicios y gestión de riesgos

Mantenimiento y servicios, a través de ERPs, de Platzilla o de cualquier otra herramienta. Gestión de riesgos también a través de herramientas o de la nuestra, a través de la otra. Todas las que hay, podemos utilizar hasta hojas Excel para implementar un modelo de gestión de riesgos tipo Coso II . En Internet tienes modelos de todo tipo. aunque yo sugiero siempre que invirtais en software.

Por qué invertir en software, porque no es lo más caro ni mucho menos, pero va a hacer que te ahorres tiempo de las personas que trabajan que sí es el recurso más caro y si ya tienes producción, del tiempo de producción, que ese recurso también es muy caro.

Formatos de información

Con esta información que tenemos de operaciones, podemos sacar informes, podemos hacer gráficos de distintos tipos, de embudos de tartas, de barras para ver evoluciones y a su vez, sacamos ratios, porcentajes y otro tipo de información que lo ponemos en nuestro panel de indicadores.

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Nuestro panel de indicadores es un panel donde te da información con carácter semanal. aquí tenemos las cuatro semanas de enero, las cuatro semanas de febrero y la primera de marzo. Este panel aumentaría y te reúne información de todo lo que hemos visto aquí…

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En operaciones podemos poner por ejemplo, que tenemos porcentaje de tareas técnicas a tiempo para que sea suponiendo en una empresa de desarrollo de software o una empresa de producción podríamos decir que la primera semana hace un 40% las tareas técnicas a tiempo y ellos tenían marcado que tenía que ser el 60%, luego le salta una alerta, que es este iconito rojo

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Lo mismo la semana dos y la semana cuatro. Aquí dice 60% que es el valor que tienes establecido.

En el panel de KPIs tú estableces unos límites, uno superior y uno inferior. Evidentemente en ventas el límite superior es infinito, mientras más vendas mejor. Bueno, si tienes recursos para darle soporte al cliente, claro, pero se trata de que toda la información que trabajas no tengas que estar aquí, ahí mirando todo el día, sino que te salte el alerta cuando algo que tienes planificado está fuera de los valores que tienes pensado para ese indicador.

Alertas

El porcentaje hemos dicho que el 60% de las tareas que se tienen en cuenta ya sea en los proyectos, o los tiempos de producción, o los plazos de entrega o mantenimiento, lo que sea, estamos hablando de tareas técnicas, tiene que ser a tiempo, y tenemos tres alertas. Primera, segunda y tercera semana. Aquí están tres alertas.

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Luego, podemos tener también número de no conformidades por semana, que podemos tener un valor que sea 5. La primera semana nos sale 10, la segunda semana 9, la tercera 6.

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Tenemos las tres primeras semanas. Han salido más no conformidades, que las que deberíamos y luego cuando tenemos la alerta que nos salta, es cuando miramos el proceso que tenemos. En este caso, el proceso que tenemos establecido para la ejecución es programación de tareas. Tenemos 3 no conformidades y vamos a hacer 2 acciones correctivas  para mejorar.

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Acciones correctivas

1. Revisión del proceso y definición de requisitos: a lo mejor nos atrasamos porque lo requisitos no están bien definidos y esta acción correctiva tiene dos tareas:

  • Revisión de las mejores prácticas.
  • Mejorar las explicaciones.

Porque a veces, se define lo que hay que hacer, pero no está bien explicado. Algo tan tonto pero es así.

Luego otra acción correctiva también referida a la misma no conformidad que se haga:

2. La revisión de instrucciones de trabajo la cual se nos divide en otros tres tareas:

  • Clasificación por fecha: empezamos a lanzar instructivos de trabajo y no lo tienes por fechas, entonces puedes utilizar una versión que es más antigua a la actual.
  • Priorización de los instructivos: ¿Qué cosas hay que hacer primero? y ¿Qué cosas que hay que hacer después?, ¿Qué instructivos son más importantes que otros? y;
  • Generación de un proyecto de actualización de los instructivos: Entonces, digamos que hemos hablado aquí de dos acciones correctivas para esta no conformidad

Esto no tiene que ser, que tengo una alerta – una no conformidad – una acción correctiva, ¡No! ni  tampoco tiene que ser, una alerta – una no conformidad, eso lo vemos aquí, fijaros donde financiero el dinero.

Financiero

En financiero, tenemos el balance y la cuenta de resultados, (como datos que podemos necesitar), el free cash flow, la rentabilidad, la tesorería y la rentabilidad general

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Que son datos pues que todo el mundo omite, y bueno podemos tenerlo en nuestro panel de indicadores, luego, nos salen nuestros informes contables, los sacamos a través de la contabilidad o un Excel o programas de contabilidad, etc.

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Y aquí por ejemplo, nos puede salir una alerta, que la rentabilidad general es inferior a un 1% (que es lo que hemos estimado en la semana número 4). Pero aquí no hay una no conformidad, porque  ¿La empresa no es rentable?, ¡No! ¡No! es que esto, al final es un indicador de todo. Aquí para que la empresa sea más rentable, tienes que revisar todo lo que estás haciendo.

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Luego, ni todas las informaciones que se pueden poner en KPIs, pueden generar no conformidades, (pueden ser frutos de otras anteriores). Ni todas las no conformidades, tienes que tener una acción correctiva. Ni todas las alertas tienen porque tener una no conformidad. ¿Esto cómo se llama? GESTIÓN.

¿Cuándo la empresa se hace ingestionable?

He visto casos muchos casos de empresas que viene la persona de calidad, les hace el estudio de calidad, les da un montón de hojas que tienen que rellenar y las personas como no están familiarizadas con esto, lo hacen sin sentido común, siguen un patrón.

Cada vez que pasa algo o alguna incidencia, dicen que es una no conformidad y además (como sabes), luego de una no conformidad, tienen que tener una acción correctiva y al final tienen una pila de no conformidades, eso es ingestionable.

Las no conformidades tienen que estar asociadas con los procesos, tienen que ser 3, 4 ó 5 tipos. No puedes tener una empresa y tener 200 tipos de no conformidades, porque no puedes gestionarlo. Lo que tienes son personas, si ya tienes un proceso de 6 pasos, sabes lo que necesitas, ir a buscarlo, mostrarlo, sacar las alertas, las no conformidades y las acciones correctivas.

Además de eso ¿Quieres tener 200 tipos de no conformidades? y las acciones correctivas, teniendo en cuenta que a su vez  estas tienen tareas?

¿Qué crees?

¿Te pensabas que esto iba a ser tan fácil? Si yo planifico, ejecuto, reviso y corrijo y tiro porque me toca. Y al final mi empresa entra en el ciclo de mejora continua

Y la gestión pues no hace falta. “David me está diciendo: automatiza la gestión” ¡Sí! automatiza la gestión pero una cosa es automatizar y otra cosa es que tu tengas que también conducir la gestión.

Tu puedes tener tu coche y puedes tener el control de velocidad, pero evidentemente en una curva tienes que girar, un poco también en tu empresa. Puedes tener un Tesla, que es fantástico y que conduce solo, pero aun así, de vez en cuando lo estás tocando. Puedes tener un tren, que te va solo pero tiene que tener un maquinista en la mayoría de los casos.

Estamos hablando de un tren. En el caso de una empresa que hay muchísimos factores, tienes que estar siempre pendiente y esto se va cumpliendo y tú, ¿Tú eres el que tiene que supervisar!.

¿Qué hace la persona de calidad?

Pues va agrupando en no conformidades, va haciendo que la información de lo que está incorrecto, se pueda meter en los sitios correspondientes y buscar las acciones correctivas más eficaces. Hacer una evaluación de ésto que está ocurriendo como este indicador que tenemos aquí…

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Número de no conformidades por semana. En la cuarta semana de enero tiene 5 no conformidades. Evidentemente no hay una acción correctiva, vas a corregir. Es lo mismo que lo financiero, de la rentabilidad tienen que corregir todo. Para que sea más rentable y para tener menos no conformidades tienes que corregir el proceso.

A pesar de todo esto tienes que gestionar, y gestionar es tomar decisiones.

Recursos humanos

He dejado lo más importante, los recursos humanos que son las personas. Es que lo importante siempre es para el final. ¡No lo financiero!, lo financiero es el resultado de todo ésto, si lo haces bien apoyado en tus personas, esto te irá mejor.

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Lo que tenemos que conocer

15. Evaluación del desempeño.

16. Asistencia en términos de las horas que están realizando.

17. Clima interno.

18. Evaluación de la formación.

Origen de la información

Esta información la podemos sacar de un software como el nuestro Platzilla, de hojas Excel, de OrangeHRM (por ejemplo que ese también lo trabajamos). Cuestionario, tener un plan formativo podemos tener KPIs. La propia evaluación de desempeño tiene sus KPIs y por supuesto que tenemos que tener alertas y no conformidades.

Una alerta, es una persona que no está yendo al trabajo, o a lo mejor la evaluación del desempeño, si va mejorando o va empeorando y el clima interno súper importante si la gente está contenta o no.

Te aconsejo que leas un libro que se llama Drive de un tal Pink, que os va a abrir los ojos sobre cómo es el equipo ¿Cómo la gente se motiva?

Mira este video, si no quieres leer el libro:

 

Bueno, ¡Esto es todo! Esta es la clave para automatizar, sentido común, formación, ver, medir, poner alertas, hacer seguimiento a esas alertas, agrupar acciones correctivas y entrar en el proceso de mejora constante.

Espero que les haya gustado este artículo, que es el último de los cursos de información antes de la conclusión que es el siguiente.

¡Muchas gracias por vuestra atención y hasta el próximo!

Pon en práctica estos consejos, automatiza la gestión y dedícate a tomar las decisiones que van a hacer que tu empresa pase al siguiente nivel.

Transcripción, edición de imágenes y textos a cargo de Rosángel Aguirre Ruiz.

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