Áreas de una empresa. Caso: Donas Redoma

. Nov 8, 2017.

Las áreas de una empresa se implementan según la etapa en que se encuentra y el tipo de negocio de que se trate.

En este artículo contaremos la historia de Donas Redoma, un caso de éxito. En particular, responderemos a la pregunta: ¿en qué etapas implementó Katiuska, su dueña, las diversas actividades (o áreas) que son parte de su empresa hoy?

Tal vez nunca te has preguntado cuándo implementar, por ejemplo, la gestión de calidad en tu empresa. O tal vez sí. Acá nos apoyaremos en la experiencia de Katiuska Guerra para dar algunas recomendaciones al respecto.

Comenzamos…

En el artículo áreas funcionales de una empresa. ¿sabes cuándo desarrollarlas?, comentamos de manera general, sobre las áreas funcionales versus las etapas por las que pasa una empresa.

En dicho artículo nombramos las 12 áreas que identificamos para toda empresa. Por supuesto, no todas las empresas implementan todas las áreas. Depende del tipo y del sector en que se desempeña. Una consultora es diferente a una fábrica o a una distribuidora.

Las 12 áreas que puede tener una empresa

Las 12 áreas que puede tener una empresa

Ejemplo de un área común: finanzas. Las actividades en esta área son, por lo menos: el registro contable, la facturación, el control y pago de los impuestos (materia tributaria).

¿Te suena conocido? Seguro que sí. Bueno, como el área de finanzas, se pueden identificar muchas otras en las empresas. Dar orden a todas las cientos o miles de tareas en una organización pasa por agrupar las que son afines y crear “áreas” que se encarguen de las mismas.

Por ello es que encuentras en muchas empresas el departamento de recursos humanos, el departamento de ventas, el departamento de recepción de mercancía, etc. Algunas las llaman departamento, otras unidades, inclusive, gerencias. En todos los casos, se trata de grupos de actividades para alcanzar un fin.

Grupos de actividades en una empresa

Grupos de actividades en una empresa

Tal como ya comentamos, algunas de ellas son comunes, como la de finanzas. Toda empresa, pequeña o grande, factura y lleva la contabilidad; también paga impuestos. Esto es obligatorio para toda empresa registrada.

Otras se implementan en función del tipo de empresa. No es lo mismo una fábrica de tortas que una fábrica de celulares. Por tal motivo, lo típico es que unas áreas reciban más atención que otras, para diferentes empresas que estén en una misma etapa, como funcionamiento estable.

Áreas y Etapas

Como señalamos en el artículo la creación de una empresa. Actividades por etapas (parte 2), el registro contable, la facturación, el control y pago de los impuestos se implementan en la etapa de la puesta en marcha de toda empresa.

También puede existir, como parte de finanzas, la implementación de indicadores financieros. Pero esta actividad se desarrolla comúnmente, en la etapa de funcionamiento óptimo. A ningún empresario le interesa gastar tiempo y dinero creando indicadores en la puesta en marcha. Allí no hay nada que medir para gestionar. En esa etapa el esfuerzo está en sobrevivir.

Recuerda que no hay recetas. Cada emprendimiento es único. Cada uno tiene un contexto particular. Y depende en buena medida de la pasión por la idea y de las competencias del emprendedor. Por tal razón no hay recetas. Lo que sí hay son experiencias, como la de Katiuska y Donas Redoma.

Áreas de una empresa. Caso: Donas Redoma

Etapa: la idea

Katiuska inició su emprendimiento por necesidad. Tal como se refleja en la historia contada en el artículo Caso de éxito: Donas Redoma y su CRM.

La inspiración. Mientras paseaba en el parque con su hija, detectó una oportunidad. Una señora vendía golosinas solo a niños. Y Katiuska tuvo una idea ¿por qué no vender un dulce que les guste a grandes y niños? Al comentarlo con su hija, concluyeron que una buena opción era la… ¡dona!

Katiuska tuvo una idea, vender un dulce a grandes y niños

Katiuska tuvo una idea, vender un dulce a grandes y niños

Explorando la idea. Katiuska no sabía hacer donas, así que se planteó comprar al mayor. Esto la llevó a explorar dónde comprar donas al mayor y a qué precio vendían una dona en la calle. También averiguó sobre qué tanto le gustan las donas a la gente y “estudió” dónde comenzar a vender.

Con la información que obtuvo, procedió a validar la idea. Decidió empezar a vender donas en la redoma cerca de su casa. Era un lugar con flores, en el que paseaban jóvenes con sus perros, niños en bicicleta y había personas leyendo. Había potenciales clientes.

Katiuska validó la idea

Katiuska validó la idea de negocio

En el primer ensayo logró vender 200 donas en 4 horas. Sus clientes fueron padres, niños, ciclistas. Katiuska entendió que sus clientes estaban contentos con la idea de comer un dulce sin tener que alejarse del parque. Además, ella se sentía bien al dar la oportunidad a las personas de pasar un momento agradable con una dona de buena calidad.

Después de 3 meses vendiendo, a Donas Redoma, como nombró Katiuska a su negocio, le iba tan bien que decidió dar un paso: poner en marcha una empresa de venta de donas. Es decir, dedicarse de lleno a Donas Redoma.

Etapa: la puesta en marcha

Para poner en marcha a Donas Redoma, Katiuska procedió con el papeleo: constituir su pequeña empresa, sacar las facturas y sacar permisos. Además, decidió alquilar un quiosco para tener un lugar fijo, entre otras actividades necesarias.

Esto le llevó algún tiempo. No tenía socios. Mientras, continuaba vendiendo sus donas para solventar los gastos que le estaba ocasionando poner en marcha su empresa.

En este punto, ya Katiuska tenía clara su misión. Vender las mejores donas para satisfacer a sus clientes grandes y niños, que paseaban por el parque. Ya la idea era una pasión.

Vender donas ya era una pasión

Vender donas ya era una pasión

Al tener un quiosco se dio cuenta que podía vender otros productos como gaseosas, bocadillos, etc. Que acompañaran a su oferta central: las donas. Esto representaba mejores ingresos.

Para Katiuska la travesía de desierto fue relativamente corta. En poco tiempo tenía en pleno funcionamiento su venta de donas. El quiosco estaba ayudando mucho. Ya no tenía que cargar con todo para ir a vender. Y ahora ofrecía otros productos.

Los clientes los tuvo desde el primer día. Estaba facturando cada vez más. Los ingresos cubrían los gastos.

Según esto, después de la primera venta, hacía unos meses, ya Donas Redoma estaba superando la puesta en marcha y entraba en un período de funcionamiento regular.

Etapa: funcionamiento regular

Katiuska seguía sola, sin socios y mucho menos, personal que la apoyara.

Hasta ahora había hecho de todo. ¡Era la mujer orquesta! Ya en esta etapa estaba agobiada de tareas. Pagar el alquiler, hacer los pedidos de las donas, llevar el control de las facturas, llevar la contabilidad, mantener al día los permisos de manipulación de alimentos, mantener un inventario adecuado de los otros productos, etc.

Además, creó cuentas en las redes sociales que debía atender. Así que la cantidad de actividades y tareas crecía, lo que hizo que el negocio se complicara.

Katiuska estaba agobiada pero sabía que tenía que aguantar. Un poco más y podría optar por contratar una persona que la ayudara con parte de las tareas.

Katiuska estaba agobiada pero sabía que tenía que aguantar

Katiuska estaba agobiada pero sabía que tenía que aguantar

Como administradora y con experiencia en diversos empleos, se dio cuenta de que para manejar la complejidad necesitaría una herramienta. Además, quería enfocarse en mejorar las ventas, porque con ello podría aumentar los ingresos y contratar personal.

Buscando apoyo

Así fue como después de indagar en Internet, consiguió un CRM que le permitió probar gratis el módulo de ventas. La idea era promocionar aún más sus donas y descubrir los sabores más rentables.

Software CRM para ingresar los datos del negocio

Software CRM para ingresar los datos del negocio

El módulo disponible del CRM le permitió ingresar todos los datos del negocio de los últimos meses: número de clientes, gama de productos, precios, ventas por día, etc. El CRM le dejó ver que su producto estrella era la Dona de Nutella. Esto no lo tenía claro. Con tantas tareas, no se había dado cuenta de cuál era la dona que más vendía.

Después de conocer más funcionalidades, Katiuska creó una primera campaña para vender más: “por la compra de 1 dona de Nutella reciben una mini dona gratis”.

Campaña: “por la compra de 1 dona de Nutella reciben una mini dona gratis”

Campaña: “por la compra de 1 dona de Nutella reciben una mini dona gratis”

Luego de un tiempo, Donas Redoma estaba facturando más y tenía nuevos tipos de clientes. El CRM le estaba ayudando mucho, por lo que se suscribió e integró otros módulos de apoyo para la administración del negocio. Por ejemplo: control de inventario y pedido automático a proveedores según la existencia de cada producto.

Etapa: funcionamiento estable

Con las órdenes de compra, las facturas y las ventas bajo control, Katiuska se ocupó de atender mejor al público e idear nuevas campañas de marketing.

El logro de su meta de triplicar los ingresos le permitieron a Katiuska contratar a una persona para realizar tareas en el negocio que le permitieran dedicarse a otras actividades de gestión. Por sus conocimientos como administradora, delegar le resultó sencillo. Es decir, Donas Redoma había entrado en la etapa de funcionamiento estable.

Los ingresos aumentaron de manera significativa

Los ingresos aumentaron de manera significativa

La historia de Donas Redoma y de Katiuska permite pasar a responder la pregunta que dejamos al inicio del artículo.

¿En qué etapas implementó Katiuska las diversas áreas que son parte de su empresa hoy?

Etapa de la Idea

  • Concretó la idea en función de la oportunidad detectada: vender donas a pequeños y grandes.
  • Exploró alternativas y “estudió” el mercado (verificó que a sus potenciales clientes les gustan las donas)
  • Validó la idea vendiendo el producto
  • Se puso como valor clave: vender donas de excelente calidad
  • Tomó la decisión de poner en marcha una empresa

Estas son actividades realizadas de manera informal, pero igualmente válidas, que se enmarcan en la dirección estratégica de una empresa.

Por supuesto, Katiuska no lo tenía claro. No hizo un curso de dirección estratégica ni mucho menos. Actuó por sentido común y logró validar la idea de que vender donas en un parque era un negocio que valía la pena echar a andar.

La idea de que vender donas en un parque era un negocio que valía la pena

La idea de que vender donas en un parque era un negocio que valía la pena

Para el caso de Donas Redoma estas actividades no tenían que ser realizadas con mayor formalidad. La clave era validar rápidamente la idea y no perder tiempo o recursos si no resultaba prometedora.

Otra cosa muy diferente es crear una fábrica de zapatos o una consultora en desarrollo de software. En tales casos, sí es necesaria mayor formalidad.

Etapa de puesta en marcha

  • Creó una lista de tareas a realizar
  • Constituyó la empresa, la formalizó
  • Obtuvo permisos para la manipulación de alimentos
  • Alquiló un quiosco (la “planta” para vender)
  • Inició la contabilidad, el pago de impuestos y la facturación

En esta fase Katiuska implementó de manera básica, sin saberlo, actividades propias de dos áreas: producción y operaciones y finanzas. Además de la constitución de la empresa para poder operar.

Una ventaja del emprendimiento de Katiuska fue que tuvo clientes desde el inicio.

Etapa de funcionamiento regular

  • Adquirió una herramienta CRM (tecnología)
  • Implementó el área de gestión de ventas
  • Creó campañas de mercadeo
  • Mejoró el control de la contabilidad, el pago de impuestos y la facturación
  • Fortaleció el control de inventarios y la emisión automática de órdenes de compra
  • Redefinió la misión de Donas Redoma

En esta fase Donas Redoma ya presentaba cierta complejidad. Esto llevó a la empresaria a implementar actividades propias de las siguientes áreas: producción y operaciones y mercadeo y ventas. Por otra parte, fortaleció las áreas de finanzas y gestión de la información.

Donas Redoma se convirtió en una empresa compleja

Donas Redoma se convirtió en una empresa compleja

Etapa de funcionamiento estable

  • Adquirió más tecnología para apoyar la administración (nuevos módulos del CRM)
  • Mejoró la atención a los clientes
  • Mejoró las campañas de marketing
  • Inició el pago de nómina y la atención al personal contratado
  • Redefinió la misión de Donas Redoma y declaró una visión: crear nuevos puntos de venta en otras zonas de la ciudad. La meta es lograr la instalación de 5 nuevos quioscos en los próximos 3 años.

En esta etapa Katiuska se dedicó a mejorar el funcionamiento de la empresa. Para esto continuó fortaleciendo las áreas de producción y operaciones, mercadeo y ventas, finanzas y gestión de la información. Esto es, continuó desarrollando estas áreas, con apoyo de un software CRM. E incorporó actividades no realizadas antes, por la contratación de personal. Es decir, inició la implementación del área de talento humano.

Donas Redoma continuó creciendo

El éxito posterior, alcanzado por Donas Redoma se debió a que Katiuska continuó mejorando en todas las áreas implementadas.

Al crecer en cantidad de quioscos en varias ciudades, Katiuska y su equipo crearon una estructura organizacional que diera soporte a la empresa y facilitara la jerarquía necesaria.

Además, desarrollaron la gestión de la calidad de los procesos y de los productos. Las donas de Donas Redoma tenían que ser las mejores del mundo.

Preguntas

Una vez conocida grosso modo la historia de Katiuska, te dejo algunas interrogantes para la reflexión:

  • ¿Crees que tu idea o tu empresa podrían ser tan exitosas como Donas Redoma?
  • ¿Sabes en qué etapa se ubica tu empresa?
  • ¿Sabes en qué enfocarte hoy?

Espero que estas preguntas te ayuden a seguir un camino de éxito.

¡Hasta pronto!

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