Alcance de un proyecto para una empresa: no lo descuides. 99 errores y un acierto

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Alcance de un proyecto para una empresa: para los técnicos, lo principal del proyecto, para los comerciales un posible impedimento a la venta por forzar al cliente a pensar demasiado.

Hola amigos empresarios, emprendedores y gestores. En este artículo de hoy vamos a hablar del constante error y por qué lo hacemos de no terminar de determinar el alcance de un proyecto. Dentro de nuestra serie de artículos llamado “99 errores y un acierto” verás multitud de errores que hemos cometido y seguimos cometiendo día a día. Nuestra misión es que te sientas identificado y contribuir a evitar que más empresas los cometan. Te pongo otros artículos de ejemplo:

Bien, tras esta introducción vamos al tema de hoy. Para analizar el problema de la definición del alcance de un proyecto para una empresa contaremos una historia verídica nuestra.

Los primeros contactos y estimaciones del alcance de un proyecto para una empresa

En este caso, hablamos de la historia de un proyecto para una empresa de logística hace cerca de 14 años.

Comienza el inicio de la relación. El proyecto que queríamos abordar tiene posibilidades de aprobarse y estáis hablando ya con el cliente. En reunión con el cliente comienzan los “y si…” “y si….”. ¿Esto qué es? Son las dudas del cliente ante el proyecto.

Es normal, el cliente no tiene todos los datos en la cabeza y pregunta una y otra vez para asegurarse que no hay ningún fleco. También “huele” las ganas de cerrar el proyecto y aprovecha para no dejar nada al azar. ¡Ojo con esto! ¡todo lo que diga podrá ser usado en tu contra! Toma nota de todo hasta el mínimo detalle.

Queríamos cerrar el proyecto luego todo nos parece adecuado. No teníamos mucha idea (os hablo de hace 14 años), aunque a veces nos ocurre lo mismo aún sabiendo lo que puede conllevar todo lo que pide el cliente.

Accedimos a todo lo que nos pidió el cliente y cerramos el trato, al precio anterior pero más requisitos. En este punto… ¿vas a decirle al cliente que eso costará más? no, ¿verdad? Ahí empiezan tus problemas. Es como estar en el momento del beso con la chica que te gusta y estropear la magia (y el beso)

Alcance de un proyecto para una empresa: no lo descuides. 99 errores y un acierto

Alcance de un proyecto para una empresa: no lo descuides. 99 errores y un acierto

 

La aceptación del alcance de un proyecto para una empresa: el contrato final y enamoramiento posterior

Se ha aceptado el contrato y se comienza el trabajo. El cliente estaba muy satisfecho y además, vio en nosotros algo diferente: “queríamos realmente agradarle profesionalmente”. Cuando eres así, tus clientes te pedirán más cosas, como fue en nuestro caso. El cliente realmente estaba encantado con nosotros.

Alcance de un proyecto para una empresa: no lo descuides. 99 errores y un acierto

Alcance de un proyecto para una empresa: no lo descuides. 99 errores y un acierto

Del proyecto inicial pasamos a desarrollar otros proyectos, relacionados unos con el proyecto inicial y otros menos. Estábamos en una fase de enamoramiento mutuo: El cliente veía que con nosotros iba a conseguir desarrollar todo lo que había pensado y nosotros estábamos encantados de servirle.

No temíamos por quien iba a desarrollar los proyectos en la empresa internamente. Al fin y al cabo el Director General es quien nos había pedido los proyectos a nosotros.

La Diferencia entre comercial y los técnicos: la guerra por definir el alcance de un proyecto para una empresa vs la acción comercial.

Mi equipo estaba muy preocupado. Los proyectos firmados tenían un alcance no acordado. Pero ¿qué iba a hacer? ¿Estropear la relación con el Director General al pedir que hablara con todos los técnicos? ¿iba a jugarme todos estos contratos? El momento era ése y no había que desperdiciarlo.

Primero vender y luego ya veremos cómo lo hacemos. Esto parece lógico y lo era en su momento, al menos de mi parte… Pero, ¿por qué el Director General no se aseguraba el alcance de un proyecto para una empresa del grupo o varios proyectos para varias empresas de su grupo? (era un grupo empresarial).

La inmadurez del cliente no es su problema: es el tuyo

Así es. El Director General pedía y yo respondía afirmativamente. Nunca habían hecho proyectos de este tipo, luego no se veía en la necesidad de tener un alcance del proyecto muy afinado, más allá de la descripción de lo que se iba a hacer. Para ser sinceros, nosotros no teníamos también mucha idea. Éramos en ese ámbito casi start-up, luego al final la inmadurez del cliente nos sirvió para evitar mostrar que no éramos tan expertos en la materia. Así, la medición y definición fué casi inexistente según qué ámbitos, hecho que luego nos arrepentiremos…

¿Queréis saber qué paso en el resto de la historia? Os lo contaremos en el siguiente artículo:

Alcance de un proyecto empresarial parte 2. 99 Errores y un acierto

¡Gracias por leernos!

 

 

 

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