Aprende a ser un mejor administrador de tareas

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Ser un buen administrador de tareas te ayuda a aprovechar el coste de oportunidad en cada decisión que tomes en tu empresa.

Los retos de un administrador de tareas

Para nadie es un secreto que tenemos mejores resultados cuando enfocamos nuestra energía en algo que realmente nos gusta. Sin embargo, la realidad del empresario casi nunca es esa. Por lo general, tiene que hacer tareas que no le gustan o que desconoce por completo.

Como las tareas no le gustan, las va acumulando para después (cuando llegue la musa) y terminan por olvidarlas. Algunos lo llaman “procrastinación”. Otros lo definen como una enfermedad, otros como una respuesta natural, pero la clave es hacer siempre algo, no quedarse de brazos cruzados.

Cuando creaste tu empresa, seguro fue con un modelo startup y por lo general, en este tipo de empresas las decisiones se toman bajo muchísima presión. Había tareas que seguro tuviste que dejar para después y eso es normal.

Un estudio de la Universidad de Columbia en Estados Unidos afirmó que tomar decisiones bajo estrés es perjudicial para tu empresa. Y esto quiere decir, que tal vez procrastinar no sea tan malo como pensábamos. Los investigadores afirman que ‘dejar algo para después’ es una respuesta natural de las personas para buscar su motivación y establecer prioridades.

Por ejemplo, cuando debemos crear una propuesta, ideas una campaña o un producto. Si tomas la decisión apresurada optarás por la vía predeterminada aunque no sea lo que quieras.

¿Cómo empezar a ser un mejor administrador de tareas?

Un consejo para convertirte en un buen administrador de tareas es visualizar el costo de tu oportunidad, de tu procrastinación. Te lo explico mejor:

  • Cuando sientas que algo no te motiva, deja de hacerlo por un momento y pregúntate: “¿qué conseguiré si la cumplo?, ¿cuáles serán mis beneficios?”.

Muchos emprendedores se enfocan en las consecuencias negativas si no cumplen una tarea y creo que esa no es la manera de motivarse. Por ejemplo:

Imagina que debes llamar a un prospecto, pero siempre lo dejas para después. Detente por un momento y piensa que si haces esa llamada podrás conseguir una venta segura o al menos conseguir más información para tu pitch.

Cuando realmente estés desmotivado, espera un poco más de tiempo para que establezcas prioridades. Lo curioso aquí es que se supone que ya debiste priorizar tus acciones, pero un administrador de tareas sabe que a veces algo resulta ser más importante de lo que creíamos.

En otras ocasiones no queríamos hacer una tarea y luego, nos dimos cuenta de que éramos productivos en ella y se nos hace aún más fácil. Así que ¡aprovecha esos momentos!

En caso de que identifiques algo importante para la empresa y que no puedas manejarlo eficientemente, plantéate la idea de contratar a un auxiliar administrativo que cumpla aquellas tareas que realmente te desmotivan.

Otra salida, un poco más interesante es usar la tecnología para que te eche una mano en la organización de tus actividades. Algunas veces, el fracaso no es causado por falta de motivación o por el desconocimiento de algo, sino simplemente por no tener herramientas eficaces que te permitan administrar tu tiempo.

La tecnología vino para quedarse y facilitarnos la vida. Por ejemplo, una aplicación que puedas llevar a todos lados y que indique todo lo que necesitas para tus objetivos de administrador de tareas es lo que ha llevado a muchos emprendedores a ser multitasking y a muchos les ha abierto el cauce para su éxito empresarial.

La idea de este artículo no es desmotivarte, sino todo lo contrario. Puedes ser un mejor administrador de tareas si te enfocas en hacer lo que realmente sabes hacer y disfrutas.

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